ما المستخدمون والأدوار والصلاحيات؟
نُشر في
المستخدمون والأدوار والصلاحيات هي البنية التي تحدد من يستطيع فعل ماذا داخل نظامك: لكل شخص حساب مستقل، ولكل حساب دور، ولكل دور صلاحيات معرَّفة. مبدأها الحاكم - الصلاحيات حسب الدور - يعني أن الصلاحية تُمنح للدور لا للشخص، فحين يتغير الشخص أو يترك، الدور باقٍ ومحدد.
القاعدة الأولى: حساب لكل مستخدم
الحساب المشترك ("المحاسبة" يستخدمه ثلاثة) يقتل مسار التدقيق قبل أي شيء آخر: "من فعلها؟" بلا إجابة. وحين يترك أحدهم، تُغيَّر كلمة السر ويعرفها من بقي - أي أن التارك يظل قادراً على الدخول. حساب واحد لكل شخص هو ما يجعل صفحة مسار التدقيق تعمل أصلاً.
أدوار جاهزة لمنشأة صغيرة
| الدور | يستطيع | لا يستطيع |
|---|---|---|
| مدخل بيانات | إنشاء مسودات فواتير ومصروفات | اعتماد، دفع، تعديل مقفل |
| محاسب | إصدار الفواتير، تسجيل القيود، المطابقات، إغلاق الفترة | تغيير الأدوار، حذف السجلات |
| معتمد الدفع | اعتماد سندات الصرف فوق سقف محدد | تعديل الفاتورة الأصلية |
| مدير مالي | كل ما سبق + التقارير المتقدمة + تعيين الأدوار | - |
| مالك | صلاحية عليا مع سجل واضح لكل عمل | - |
| قراءة فقط | عرض التقارير | أي تعديل |
هذه مقترحات أولية تُكيَّف - والمبدأ الحاكم الحد الأدنى الضروري: امنح ما يلزم لأداء العمل، لا أكثر.
فصل المهام الحرج
بعض المهام لا تُدمج في يد واحدة:
من يسجّل فواتير المبيعات ≠ من يستلم النقدمن يسجّل فاتورة المورد ≠ من يعتمد الدفعمن يجري القيود اليدوية ≠ من يطابق البنك
في منشأة من خمسة موظفين قد لا يمكن الفصل التام - تُعوَّض بالمراجعة الدورية من طرف ثالث (المالك، مراجع خارجي) وسقف اعتماد أدنى.
الأسئلة الشائعة
المحاسب المستقل الذي يزورنا أسبوعياً، بأي دور؟
حسابه الشخصي بدور "محاسب" مع سجل نشاطه واضحاً - لا تشاركه حساب أحد الموظفين. عند انتهاء الخدمة، يُعطَّل حسابه لا كلمة سره.
كم يستحق سقف الاعتماد أن يكون؟
مقياس عملي: مبلغ يكفي دفعات التشغيل اليومية دون إزعاج، ويوقف كل ما فوقه للاعتماد الأعلى - يُبنى على واقع مصروفاتك لا رقم مقتبس.
تحدث خلافات على "من فعل هذا"؟
هذه علامة على حساب مشترك أو سجل ضعيف - الحل بنيوي لا سلوكي. ابدأ بحسابات فردية وتفعيل سجل النشاط، وستختفي معظم الخلافات تلقائياً.