ما هي العهدة النقدية؟
نُشر في
العهدة النقدية مبلغ نقدي صغير بيد أمين عهدة لتغطية المصروفات الصغيرة الفورية التي لا تستحق دورة سند صرف كاملة - توصيل، ضيافة، قرطاسية عاجلة. النظام الأمثل لإدارتها هو السلفة الثابتة: سقف محدد يعود إليه الرصيد مع كل تعويض.
الدورة كاملة بقيود الواحة
التأسيس - سقف 2,000 ريال:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| العهدة النقدية | 2,000 | |
| البنك | 2,000 |
أثناء الشهر: يصرف الأمين مقابل إيصالات، بلا قيود فردية - الإيصالات تتجمع في العهدة.
التعويض نهاية الشهر: إيصالات مجمعة 1,540 (توصيل 380، قرطاسية 645، ضيافة 515):
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروفات توصيل | 380 | |
| قرطاسية ومستلزمات | 645 | |
| ضيافة | 515 | |
| البنك | 1,540 |
لاحظ: التعويض من البنك إلى العهدة بمقدار المصروف بالضبط - فيعود الرصيد إلى 2,000، وحساب العهدة نفسه لم يتحرك. المصروفات تُثبت عند التعويض بمستنداتها، وضريبة المدخلات تُخصم فقط لما له فاتورة ضريبية سليمة.
العدّ والعجز: نقد فعلي 440 + إيصالات 1,540 = 1,980 مقابل سقف 2,000:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| عجز عهدة (مصروف) | 20 | |
| البنك (ضمن التعويض) | 20 |
عجز 1% حادثة؛ عجز متكرر بنفس الاتجاه نمط يعالَج إجرائياً لا قيدياً.
ضوابط لا تُهمل
- أمين واحد مسؤول - العهدة المشاعة عهدة ضائعة.
- إيصال لكل صرف، والمعادلة قائمة دائماً: نقد + إيصالات = السقف.
- عدّ مفاجئ دورياً من غير الأمين.
- سقف يناسب أسبوعين إلى شهر - سقف متضخم إغراء بلا داعٍ.
الأسئلة الشائعة
موظف يطلب سلفة من العهدة؟
ليست وظيفتها - سلف الموظفين حساب مستقل بقرار واعتماد. العهدة للمصروفات لا للإقراض.
هل تحتاج منشأة رقمية عهدة أصلاً؟
مع انتشار الدفع بالبطاقات تتقلص الحاجة، وبعض المنشآت تستبدلها ببطاقة مصروفات بسقف - نفس المنطق الرقابي بوسيلة أنظف.