ما هو أمر الشراء؟
نُشر في
أمر الشراء مستند تصدره للمورّد يحدد ما تشتريه بكمياته وأسعاره وشروطه. هو التزام تجاه المورد وأداة ضبط داخلية - ولا ينشئ مصروفاً ولا ذمة بعد؛ الأثر المحاسبي يبدأ بالاستلام والفاتورة.
المطابقة الثلاثية
القيمة الرقابية الكبرى للأمر تظهر عند الفاتورة:
أمر الشراء ← ماذا طلبت وبأي سعرسند الاستلام ← ماذا وصل فعلاًفاتورة المورد ← بماذا طالبكتطابق الثلاثة ← اعتماد وسداداختلاف أي طرف ← إيقاف وتوضيح قبل الدفع
مثال يكشف الفرق: الواحة أصدرت أمراً بـ 200 كرسي × 145 ريالاً = 29,000. الاستلام: 200 كرسي سليمة. الفاتورة: 200 × 152 = 30,400.
بلا مطابقة، تُدفع 30,400 ويضيع الفرق. بالمطابقة، يُكتشف فرق 1,400 ريال (زيادة سعر غير متفق عليها) قبل السداد، ويُطلب إشعار دائن أو تصحيح. على مشتريات ربع بـ 290,800 ريال، فروقات بنسبة 1% فقط = 2,908 ريالات - أكثر مما يكلف الالتزام بالأوامر أصلاً.
متى يستحق العناء
| الحالة | أمر شراء؟ |
|---|---|
| مشتريات متكررة من موردين بأسعار متفاوضة | نعم - هو مرجع السعر |
| مبالغ كبيرة أو توريد على دفعات | نعم - هو مرجع الكمية والجدولة |
| أكثر من شخص يشتري باسم المنشأة | نعم - هو أداة الاعتماد قبل الالتزام |
| مصروفات صغيرة فورية (قرطاسية عاجلة) | إشغال زائد - تكفي سياسة سقف بسيطة |
الأسئلة الشائعة
هل أمر الشراء ملزم قانوناً؟
قبوله من المورد ينشئ التزاماً تعاقدياً بحدود ما فيه. لذلك دقة البنود فيه ليست ترفاً.
من يعتمد أمر الشراء؟
حسب الصلاحيات: سقف يعتمده المشرف، وما فوقه للإدارة. الأمر بلا مسار اعتماد يفقد نصف وظيفته الرقابية.
العلاقة بينه وبين عرض السعر؟
مرآتان: عرض السعر يصدر من البائع، وأمر الشراء من المشتري - وغالباً يُبنى الأمر على عرضٍ مقبول ويذكر مرجعه.